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带有项目模板,永远不会错过任务(OmniFocus Mini系列)

这是我使用OmniFocus保持教学职责之上的系列文章的第二部分。我最后的帖子 用Omnifocus视角掌握教学职责,详细说明了如何使用自定义透视图来确保仅在特定的工作环境中看到与我相关的任务。今天,我将撰写有关如何使用TaskPaper模板的文章,以确保我不会忘记通常重复的项目的步骤。

风电综合评估项目

为什么要使用项目模板?

作为乐队总监,我有很多重复的项目。一年中有许多音乐会,实地考察,音乐资料库(用于存放文件夹中的资料)以及用来准备课程的替代品。通常,这些项目中的任务是相同的,并且相对于音乐会,替补或旅行的日期具有相似的截止日期。

什么是TaskPaper?

OmniFocus允许用户使用称为TaskPaper的特殊语法以纯文本格式编写这些项目的模板。的 任务纸 语法是应用程序使用的同名名称。它允许用户创建和维护具有可检查任务的复杂项目,每个任务都包含标签和截止日期。没有按钮或菜单,输入所有内容时都无需将手从键盘上移开。

任务纸窗口

任务纸中的一个简单项目将在标题后使用冒号将其加粗并将其变成项目。任务以短划线表示,后跟空格。标签用@符号表示。因此,带有子任务和标签的项目将看起来完全像这样……

Project Title:
- Task 1 @tagsarelikethis
- Task 2 @errands
- Task 3 @due(july24)

OmniFocus项目模板使用相同的语法,并通过使用标记添加了一些自定义功能。您可以阅读该语法 这里.

OmniFocus项目看起来像上面的示例文本一样简单。但是他们也可以使用自定义占位符,提示您添加动态数据。如果您在符号“?”和“?”之间放置一个字符串,OmniFocus会将其视为变量,并提示您提供它。这意味着,如果使用标签@due(«dateofperformance»)标记项目,则会询问我执行日期,然后OmniFocus会将到期日期添加到带有该标签的任何任务中。

有关示例,请参见下面的我的音乐会模板。

音乐会模板草案

请注意,我的大多数到期日都有减号和一个数字,后跟几天,几个月和几周的“ d”,“ m”,“ m”或“ w”。 , 分别。当出现提示时,这将相对于我提供OmniFocus的日期调整截止日期。这是一个例子。当我们进行音乐会时,我们所涉足的高中通常会在Tri-M章节中向学生志愿者提供帮助。我需要在演唱会召开日期前至少14天与Tri-M主席取得联系,以确保他们有足够的时间进行准备,因此我在完成任务的日期标签末尾添加了-14天。在那之前,OmniFocus不会为我打扰这个任务。

还有与该任务相关联的延期日期标签。我最多可以在到期前四个星期开始执行该任务,因此OmniFocus会提前四个星期向我显示该任务,但是直到我无法完成这一天才能生存之前,它不会显示为到期。

使用草稿将项目添加到OmniFocus

您可能想知道我实际上是如何触发这些模板以在OmniFocus中启动的。如上所述,我将它们全部存储在 草稿。草稿具有一项功能,您可以在其中为不同的文本桶创建不同的工作区。我将模板存储在OmniFocus模板工作区中。在下图中,您将看到一个模板,用于将我的乐队带入他们的年度评估表现。

裁决模板草案

在草稿的右侧,有一些选项可以对我的草稿执行自定义操作。用户可以创建自己的自定义动作,并作为社区中的“动作组”与社区共享。 草稿动作目录。这组特殊的动作是由杰出的罗斯玛丽·乌节(Rosemary Orchard)做出的,并在她的博客上分享了 这里,她还详细介绍了如何一起使用这两个应用程序。

动作可以直接安装到草稿中。最重要的动作是获取草稿的文本,并提示我将其添加到OmniFocus。右侧的其他操作则将通用TaskPaper语法添加到文档中,无论您身在何处。例如,点击“ Due”操作将键入“ @due()”。这使模板更加安全,因为您不太可能在语法上犯错误。

提示草稿

上图显示了在“草稿”中运行“ 任务纸 to OmniFocus”操作时收到的提示之一。滚动到此文章的顶部,以查看生成的项目在OmniFocus中的外观。

眼不见,心不烦

我将大部分时间都花在OmniFocus的“预测”视图中,该视图仅向我显示当天被推迟或到期的任务以及日历中的事件。请注意,在下面的屏幕快照中,我直到6月24日才真正考虑6月24日的推迟任务,因此可以让我保持冷静,并专注于前几天的其他任务。

在OmniFocus Perspectives上的文章中,我谈到了如何将我的观点集中在与某些工作环境相关的任务上。使用项目模板,我可以只专注于某些特定日期的任务。否则,它们就不会出现在人们的视线之外。截止日期可确保我永远不会错过任何任务。

预测